by Declarația 390 este documentul prin care firmele raportează livrările și achizițiile intracomunitare de bunuri și servicii. Formularul are rolul de a centraliza tranzacțiile realizate cu parteneri din alte state membre UE și ajută autoritățile fiscale să verifice corectitudinea operațiunilor declarate de fiecare contribuabil. Informațiile din această declarație sunt comparate la nivel european prin sistemul VIES, o bază de date comună care urmărește fluxurile comerciale intracomunitare.
Declarația se depune lunar, indiferent de perioada fiscală a TVA-ului, atunci când firma a avut cel puțin o operațiune intracomunitară în luna respectivă. Formularul este cerut tuturor persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA care efectuează tranzacții intracomunitare, atât pe partea de livrări, cât și pe partea de achiziții. Documentul include detalii despre codurile de TVA ale partenerilor, valoarea operațiunilor și tipul fiecărei tranzacții.
Formatul este strict și urmărește o structură unitară, pentru ca datele să poată fi analizate automat la nivel european. Orice firmă care lucrează cu parteneri din UE trebuie să țină cont de regulile specifice acestui formular, pentru că lipsa raportării sau completarea incorectă pot genera notificări, penalități sau verificări suplimentare. Declarația 390 funcționează ca un mecanism de transparență fiscală, iar completarea ei corectă asigură evidența clară a tranzacțiilor intracomunitare.
Secțiunea 1: Ce reprezintă declarația 390 și cine trebuie să o depună
Declarația 390, cunoscută și ca “Declarația recapitulativă”, se folosește exclusiv pentru operațiunile intracomunitare. Formularul nu acoperă tranzacțiile interne și nu include TVA colectată sau deductibilă. Rolul său este să ofere o evidență exactă a schimburilor comerciale realizate cu firme din alte state membre UE.
Depunerea este obligatorie pentru orice persoană impozabilă înregistrată în scopuri de TVA în România, atunci când în luna de raportare au fost realizate:
- livrări intracomunitare de bunuri;
- achiziții intracomunitare de bunuri;
- prestări intracomunitare de servicii;
- achiziții intracomunitare de servicii.
O firmă care nu desfășoară nicio operațiune intracomunitară într-o anumită lună nu depune formularul. În schimb, odată ce apare o singură tranzacție, depunerea devine obligatorie pentru luna respectivă, indiferent de frecvența fiscală a TVA-ului.
Depunerea se face exclusiv online, prin Spațiul Privat Virtual sau prin portalul e-guvernare, folosind semnătură electronică. Sistemul validează automat codurile de TVA ale partenerilor din UE, iar erorile sunt semnalate imediat. Respectarea termenului este esențială, pentru că întârzierea poate atrage contravenții și poate ridica semne de întrebare în verificările ulterioare.
Secțiunea 2: Ce informații include declarația 390 și cum se structurează formularul
Declarația 390 este construită pe o structură simplă, dar riguroasă. Fiecare secțiune urmărește date precise, necesare pentru raportarea corectă la nivel european. Formularul conține informații despre:
- datele de identificare ale contribuabilului;
- codurile de TVA ale partenerilor din statele membre UE;
- tipul operațiunilor efectuate;
- valorile tranzacțiilor, exprimate în lei;
- luna și anul de raportare.
Informațiile sunt grupate în funcție de natura operațiunilor. Formularul folosește coduri specifice pentru fiecare tip de tranzacție:
- L: livrări intracomunitare de bunuri;
- A: achiziții intracomunitare de bunuri;
- P: prestări intracomunitare de servicii;
- S: achiziții intracomunitare de servicii.
Fiecare cod este introdus într-o linie separată, împreună cu valoarea operațiunii și codul de TVA al partenerului. Structura permite verificarea automată și asigură compatibilitatea cu baza de date VIES.
Declarația nu include facturile individuale, ci valorile totale ale operațiunilor pe partener și pe tip de tranzacție. Dacă o firmă are mai multe facturi către același partener într-o lună, toate se însumează și se declară o singură linie. Această abordare simplifică raportarea și reduce riscul de erori.
Secțiunea 3: Tipurile de operațiuni care se declară și particularitățile fiecăreia
Operațiunile declarate în formularul 390 trebuie să respecte regulile pentru tranzacțiile intracomunitare. Fiecare categorie are criterii clare, atât din perspectiva TVA-ului, cât și din perspectiva documentelor justificative.
Livrările intracomunitare de bunuri (cod L)
Acestea sunt transferuri de bunuri către parteneri din alte state membre UE. Livrarea este neimpozabilă în România dacă partenerul este înregistrat în scopuri de TVA în propriul stat membru, iar transportul către acel stat poate fi demonstrat cu documente. Valoarea livrării se trece în declarație pe baza facturilor emise.
Achizițiile intracomunitare de bunuri (cod A)
Se referă la bunurile cumpărate din UE. Firma românească aplică taxarea inversă în contabilitate, iar valorile sunt raportate în declarația 390 în luna în care ia naștere exigibilitatea. Este esențial ca partenerul să aibă cod de TVA valid pentru ca tranzacția să fie considerată intracomunitară.
Prestările intracomunitare de servicii (cod P)
Aceste servicii sunt prestate către un beneficiar din UE. Locul prestării este, de regulă, la beneficiar, iar operațiunea nu este impozabilă în România. Serviciile se declară în luna emiterii facturii.
Achizițiile intracomunitare de servicii (cod S)
Vizează serviciile primite de la furnizori din UE. Firma românească aplică taxarea inversă și declară valoarea serviciului în formularul 390. Documentele justificative trebuie păstrate pentru eventuale verificări.
Pentru fiecare categorie, declarația trebuie să evidențieze clar codul partenerului. Sistemul respinge automat codurile invalide, iar verificarea lor prealabilă este o etapă importantă în procesul de completare.
Secțiunea 4: Cum se completează declarația 390 în practică și ce greșeli apar frecvent
Completarea declarației 390 este un proces simplu dacă datele sunt centralizate corect. Primul pas este verificarea codurilor de TVA ale partenerilor în VIES. Validarea confirmă că partenerul este activ și că tranzacția se încadrează în operațiunile intracomunitare.
Apoi, valorile tranzacțiilor sunt grupate pe partener și pe cod de operațiune. Sistemul nu acceptă fracții sau valori fără corespondent contabil, așa că totalurile trebuie să fie exacte. Fiecare linie introdusă trebuie să reflecte suma facturilor din luna respectivă pentru un anumit partener.
Greșelile întâlnite cel mai des sunt:
- introducerea unui cod de TVA invalid;
- declararea operațiunilor în altă lună decât cea corectă;
- inversarea tipului de operațiune (de exemplu, raportarea unui serviciu ca livrare de bunuri);
- omiterea unor tranzacții mici, care pot duce la neconcordanțe la control.
Depunerea se face până la data de 25 a lunii următoare celei în care au avut loc operațiunile. Sistemul generează recipisa care confirmă înregistrarea. Este important ca recipisa să fie păstrată, pentru că dovedește depunerea la termen.
Dacă apar erori după depunere, se poate transmite o declarație rectificativă. Aceasta înlocuiește declarația anterioară, iar sistemul o procesează automat.
Secțiunea 5: Importanța declarației 390 și impactul asupra unei firme
Declarația 390 nu este doar o obligație fiscală, ci un instrument care protejează firmele de neconcordanțe și verificări inutile. Raportarea corectă demonstrează că tranzacțiile intracomunitare sunt reale și că firmele respectă regulile TVA europene.
Sistemul VIES compară automat datele din toate declarațiile europene. Dacă o firmă din România declară o livrare, sistemul verifică dacă firma parteneră din alt stat membru a declarat corespunzător achiziția. Abaterile pot genera verificări, din care pot rezulta:
- solicitări de documente suplimentare;
- blocarea rambursărilor de TVA;
- penalități pentru declarare incorectă;
- controale detaliate asupra fluxurilor comerciale.
Pentru firmele care lucrează constant cu parteneri din UE, declarația 390 devine un instrument de disciplină fiscală. Centralizarea lunară ajută la o evidență mai clară și la corelarea documentelor interne cu cele declarate în sistem.
Eficiența acestui formular se vede și în modul în care simplifică raportarea. Formularul nu solicită detalii excesive, iar valorile cumulate oferă o imagine de ansamblu asupra relațiilor comerciale intracomunitare.
Declarația 390 este un element central în raportarea tranzacțiilor intracomunitare. Formularul asigură transparență, ordine fiscală și o evidență corectă a operațiunilor realizate cu parteneri din UE. Completarea atentă a datelor, verificarea codurilor de TVA și respectarea termenelor sunt pași care protejează orice firmă de neconcordanțe și verificări suplimentare. Un proces simplu, dar esențial pentru o activitate intracomunitară conformă și bine organizată.
